Genel
Comments 2

Tam bir sabır işi: Yönetici asistanlığı!

2007 yılında üniversiteden mezun olduğumda, ilk işim kendime bir iş bakmak olmuştu. O anda tek bildiğim şey “bankacı olmayacağım”dı. Çünkü bankacılık ve finans mezunuydum ve bildiğim başka bir şey yoktu.

Eğitim sistemimizi baz alırsak eğer, onu da ne kadar bildiğim tabii ki şaibeliydi. Komşular, dayılar, amcalar devreye girdi ve dört bir koldan bana iş bakmaya başladılar. Bu yaşıma dek de üzerime yapışıp kalan “yönetici asistanlığı” mesleği, bugün burada hakkında iyi ve kötü diye yorum yapabileceğim kadar çok şey öğretti bana. Dilerim bu yazı, bu mesleği icra etme planında olanlara (ya da zorunda olanlara) az da olsa yön gösterir.

1- Yönetici asistanlığı yapacaksanız eğer, öncelikle asistanlık ile sekreterlik arasındaki farkları sizin öğrenmeniz gerekiyor. Zira tecrübelerimden şunu gördüm ki, işverenler bile arasındaki farktan habersiz olabiliyor.

2- Yöneticinin yönetebilme kapasitesi 100 üzerinden 90 ise sizinkinin 180 olması gerekiyor. Çünkü işe alınma amacınız bağlı bulunduğunuz yöneticinizin işlerini kolaylaştırmak, konforunu sağlamak, yükünü hafifletmek, arkasını toplamak (her anlamda).

3- Dolayısıyla otomatik olarak bu madde çıkıyor ortaya: işi bilmek. Yönetimi ele almadan evvel önce ne iş yapıldığını bilmeniz gerekiyor. Yapılan işin detaylarına az da olsa hakim olmak gerekiyor. Evet belki siz büro yönetimi mezunusunuzdur ve bir mühendislik firmasında asistanlık yapacaksınızdır. Bir mühendis kadar teknik bilgiye sahip olmanız değil ama genel olarak mühendislik literatürüne hakim olmanız gerekmektedir.

4- Gerçekten “asistan” arayan hiçbir firma hemen atomu parçalamanızı istemeyecektir. Önce bir deneme süresi tanıyacaklar size. Bu daha çok adaptasyon süreci gibi olacaktır ve yukarıdaki üçüncü maddede yazanlara sahip olmanız için bu süreç zaten gereklidir.

5- Asistanlık, kişisel gelişim açısından da oldukça faydalıdır. Sabrı, sükuneti, hızı ve kapasiteyi her gün biraz daha arttırır.

6- “Alttan almak” ve “idare etmek” ne demekse, kitabını baştan yazacaksınız. Hele bir de sorunlu bir yöneticiniz varsa…

7- Bağlı bulunduğunuz yöneticinizin telefon trafiğini yönetmek, toplantı organizasyonlarını yapmak, seyahat programını düzenlemek, (hatta adamına göre değişir tabii ama) yediği yemeğe ve giydiği kıyafete kadar organize edebiliyor olmanız gerekiyor. Girdiği toplantıların notlarını tutmak hatta bazen onla beraber toplantılara girmek… Görev tanımınız içinde varsa seyahatlerde eşlik etmek, tabiri caizse “gazını almak” ve (bu söyleyeceğim tamamen tecrübeyle sabit) yerine bir kitabı okuyup, özet çıkarıp, eline vermek. Ama “zaten okumak isteseydim okurdum sen bana anlat” dediği için de uzun uzun kitabı anlatmak… Ya da talebe bağlı olarak çay-çorba servisi de hizmetleriniz arasında olabilir.

8- Şirket içindeki diğer çalışanlar ile bir köprü pozisyonunda olacağınız için hoşlandığı ve hoşlanmadığı insanları, kapısına gelen kişinin sorununa ya da sorusuna yanıt vermek isteyip istemeyeceğine kadar öngörebiliyor olmanız gerekiyor.

9- Neyi nerede yapacağınızı iyi bilmeniz gerekiyor. Aşırı sinirli olduğu bir esnada “öğle yemeğine çıkıyorum” derseniz (ve benimki gibi manyağın tekiyse) “s*tir git” demesi muhtemeldir. Ben ettim, siz etmeyin!

10- Sizin “orada” oturuyor olmanızın en başlıca sebebi şu: kapısına geleceklerin evvela “sizi aşmaları” gerekiyor. Bu, şu demek; temsil ettiğiniz yöneticiniz kadar özgüvenli, bilgili ve yere sağlam basıyor olmalısınız. Zaten komple iş hayatında ciddiye alınmak istiyorsanız bu üçüne sahip olmanız gerekiyor.

11- Genel olarak her sabah mesai saati kaçta başlıyorsa, o saatte işe başlanır. Ancak herkesle beraber çıkılamaz. Çünkü yöneticiler çoğunlukla ya geç çıkar ya da çok erken çıkarlar. Dolayısıyla siz de “18:00 oldu mu kaçarım” kafasındaysanız işiniz baya zor!

12- Yaptığınız işe göre görevinizi (başlık/title anlamındaki görev) bilin diye kısaca asistanlık çeşitlerinden de bahsetmek isterim;

Şirket içi hiyerarşik yapıya göre, en üstte bulunan bir kişinin asistanlığını yapıyorsanız, üst düzey yönetici asistanı;

Birden fazla yöneticinin asistanlığını yapıyorsanız ve bu kişiler yönetim kurulundaysa, yönetim kurulu asistanı veya yönetim asistanı;

Tek bir yöneticiye bağlı ve yalnızca şirket içindeki işlerini organize ediyorsanız, yönetici sekreteri;

Bir kişiye bağlı ancak birçok kişinin işinden sorumluysanız, büro hizmetleri sekreteri;

Belli bir departmandaki yöneticiye bağlı ve o departmanda çalışan herkesin işlerine bakıyorsanız (misal muhasebe departmanındaki müdür ve tüm muhasebe elemanları), departman asistanı ya da bölüm yöneticisi sekreterisiniz…


Ve son olarak, unutmayın ki hiçbir iş kolay değildir. Hepsinin kendine has zorlukları ve aşılması gereken engelleri vardır. Başka meslekler için yorum yapma hakkına sahip görmesem de kendimi, bu iş için rahatlıkla konuşabilirim; lütfen hanımlar, olası bir durumda tacize göz yummayın!

Erkek yöneticiler çoğunlukla kadın asistanlar tercih ederler ki, bu şirket prestiji açısından da oldukça olumludur. Sürekli dirsek temasında çalışacağınız için bazı şeylere maruz kalabilirsiniz. Size tek tavsiyem tereddüte düşmeyin. Eğer aklınızın bir köşesinde, herhangi bir hareket “acaba” olarak kaldıysa, bilin ki hissettiğiniz şey doğrudur. Ne pahasına olursa olsun tacize müsamaha göstermeyin. Kendiniz uyarın, olmazsa şikayet edin, o da olmazsa işten ayrılın ama bunun hayatınızın travması olmasına izin vermeyin. Çünkü emin olun, sustuğunuz sürece devamı gelecektir.

Sonsuza dek sendromsuz pazartesiler diliyorum hepinize ve kocaman öpüyorum!

Reklamlar
This entry was posted in: Genel

2 Comments

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s